Insight: Die kontinuierliche Evolution von smartlearn → Jetzt lesen

Automatisches Archivieren

von | 16. Mai. 2023

Dieser Beitrag richtet sich an Lehrpersonen von Berufsschulen und Gymnasien, bei denen deren smartlearn Instanz die automatische Archivierung eingeschaltet ist. Dies ist nicht bei jeder Schule konfiguriert.

Erstellt von: Adrian Heiniger

Die automatische Archivierung definiert bei jeder Durchführung, Variante und Piloten eine Frist. Vor Ablauf dieser Fristen, werden die entsprechenden Ersteller per E-Mail informiert und haben die Möglichkeit, diese First zu verlängern. Sollte die Frist nicht verlängert werden, wird das Objekt archiviert.

Fristen

Die Fristen können auf jeder smartlearn unterschiedlich definiert werden. Der Power-User ihrer Schule sollte jedoch die Fristen kennen. Jedoch gibt es pro Objekt einen unterschiedlichen Zeitpunkt, von welchem an die initiale Frist gemessen wird.

Pilot:
Frist starten, wenn Erstellungsdatum oder letzte Änderung X Tage in der Vergangenheit ist.

Variante:
Frist startet, wenn Erstellungsdatum oder die letzte Durchführung X Tage in der Vergangenheit sind.

Durchführung:
X Tage nach dem Durchführungs-Endzeitpunkt.

Information, dass Frist erreicht wird

Die Ersteller werden X Tage vor Erreichen der Frist per Mail informiert. Wie viele Tage vorher diese Information eintrifft, kann von Schule zu Schule variieren sein und können für Piloten, Varianten und Durchführungen gesetzt werden.

Je nach definierter Frist, wird eine E-Mail an die jeweiligen Ersteller gesendet, welche informiert, dass der Pilot, die Variante oder die Durchführung bald automatisch archiviert wird. In der Mail ist auch ein Button, mit welchem die Frist verlängert werden kann.

Guten Tag <Vorname>

Folgender Pilot wird am <Fristende Datum> automatisch archiviert. Die VMs werden gelöscht, die Aufträge bleiben bestehen, können jedoch nicht mehr editiert werden.

<Piloten NAME und URL des Piloten>

Solltest du diesen Piloten weiterhin benötigen, kannst du die Frist um <Verlängerungsdauer> Tage verlängern, mit einem Klick auf folgenden Button:

Verlängern

Du kannst die Verlängerung auch direkt im Piloten erfassen.

Diese E-Mail wurde automatisch aus <URL smartlearn> generiert.

Frist verlängern

Die Fristen können über die Mail oder in smartlearn nach Erhalt der obenstehenden Information verlängert werden. Um wie viele Tage die Frist verlängert, wird, kann von Schule zu Schule variieren und können für Piloten, Varianten und Durchführungen unterschiedlich gesetzt werden.